Обеспечение потребностей: заказы, резервирование и размещение

Одной из основных задач оперативного управления в организации, осуществляющей торговую или производственно-торговую деятельность, является задача управления запасами ТМЦ и потребностями (заказами).

В конфигурации реализована интегрированная концепция управления запасами ТМЦ и потребностями (заказами), схематично изображенная на следующей диаграмме:

Зарегистрированные в системе заказы покупателей и внутренние заказы (от складов) формируют соответственно, внешнюю и внутреннюю потребность в ТМЦ. Назовем эти заказы заказами-потребностями.

Потребность может быть удовлетворена частично или полностью за счет:

• имеющихся запасов ТМЦ – может быть выполнено резервирование ТМЦ под заказ-потребность в пределах свободных остатков ТМЦ (т.е. остатков, не зарезервированных под другие заказы). Резервирование гарантирует, что ТМЦ не будут использованы на другие цели, кроме как на исполнение заказа-потребности, под который они зарезервированы.
• ожидаемых поступлений ТМЦ – в соответствии со сформированными заказами поставщикам и заказами на производство. В этих заказах может быть выполнено размещение заказов-потребностей, но только в пределах свободного для размещения количества (т.е. заказанного количества с учетом ранее сделанных размещений). Размещение гарантирует, что заказанные ТМЦ не будут использованы на другие цели, кроме как на исполнение заказа-потребности, который был размещен в заказе – ожидаемом поступлении. Это достигается за счет автоматического резервирования ТМЦ, поступивших по заказу – ожидаемому поступлению. Резервирование выполняется под те заказы-потребности, которые были размещены в заказе – ожидаемом поступлении.

В случае неполного удовлетворения потребности в ТМЦ за счет свободных  остатков ТМЦ (резервирования), а также за счет свободных для размещения ожидаемых поступлений возникает дефицит. Для удовлетворения дефицита необходимо выполнить формирование заказов поставщикам – на поставку товаров или заказов на производство – для выпуска требуемой продукции.

Заказы на производство, в свою очередь, формируют потребность в сырье, которая с точки зрения ее удовлетворения ничем не отличается от потребности, образованной заказами покупателей и заказами поставщикам. Таким образом, заказ на производство выступает как в роли заказа – ожидаемого поступления (в части планируемой к выпуску продукции), так и в роли заказа-потребности (в части потребности в сырье).

В качестве потребностей в сырье в заказе на производство могут выступать как покупные ТМЦ, так и полуфабрикаты собственного производства. В случае нехватки и тех и других на остатках, в первом случае выполняется формирование заказа поставщику, во втором – формирование заказа на производство – на выпуск полуфабрикатов. Глубина вложенности заказов на производство определяется количеством этапов производственного процесса, определенных спецификациями.

В конфигурации, помимо отдельных отчетов по остаткам ТМЦ, заказам каждого вида, резервам и размещениям, предусмотрено несколько отчетов, позволяющих выполнить более общий анализ ситуации:

• Отчет «Анализ остатков ТМЦ» – показывает имеющиеся остатки ТМЦ, зарезервированное и свободное количество, а также ожидаемые поступления, размещенное и свободное для размещения количество – отдельно по заказам поставщиками и заказам на производство.

• Отчет «Анализ потребностей ТМЦ» – показывает потребность в ТМЦ – отдельно по видам, обеспеченную потребность – зарезервированное и размещенное количество, а также имеющийся дефицит – с учетом свободного для резервирования и размещения количества. Данные выводятся в отчет полностью, без учета сроков исполнения заказов.

• Отчет «Анализ потребностей ТМЦ по дням» – отчет показывающий остатки, потребность и ожидаемые поступления в развороте по датам исполнения заказов-потребностей и заказов на ожидаемое поступление с расчетом количества дефицита на каждый день.

Учет заказов покупателей

В конфигурации реализован учет заказанных покупателями ТМЦ в разрезе собственно заказов, номенклатуры и характеристик (при их использовании).

Заказ покупателем ТМЦ оформляется документом «Заказ покупателя»:

В заказах покупателей может использоваться резервирование ТМЦ на указанном складе. Заказ может быть также размещен в заказе поставщику или заказе на производство.

При оформлении документа «Отгрузка покупателя» на основании заказа покупателя, анализируются заказанные, но не отгруженные позиции для автозаполнения табличной части документа. При проведении документа «Отгрузка покупателя», введенного на основании заказа покупателя, происходит уменьшение остатка заказанных покупателем ТМЦ.

Помимо документов «Заказ покупателя», «Отгрузка покупателю» (исполнение заказа) и «Возврат от покупателя» (сторнирование – отмена исполнения заказа), к учету заказов покупателей относятся документы:

• «Снятие заказа покупателя».
• «Ввод заказа покупателя».

Документ «Снятие заказа покупателя»

Документ «Снятие заказа покупателя» предназначен для снятия принятых ранее заказов покупателей, как полностью, так и частично не выполненных, включая резервы и размещения.

Отчеты по заказам покупателей

Проанализировать объем заказанных покупателями ТМЦ на определенный момент времени с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета можно с помощью отчета «Заказы покупателей».

С помощью отчета «Ведомость по заказам покупателей» можно проанализировать обороты заказанных покупателями ТМЦ за указанный период времени, с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета.

Учет внутренних заказов

Внутренним заказом является документально зафиксированная потребность подразделения (склада) в ТМЦ. В конфигурации реализован учет внутренних заказов в разрезе, собственно, заказа, номенклатуры и характеристики.

Внутренний заказ регистрируется в системе при помощи соответствующего документа «Внутренний заказ»:

Во внутренних заказах может использоваться резервирование ТМЦ на указанном складе. Внутренний заказ может быть также размещен в заказе поставщику или заказе на производство.

Снятие внутреннего заказа выполняется одним из следующих способов:

• Выполнением заказа путем ввода документа «Перемещение ТМЦ» со ссылкой на внутренний заказ.
• Выполнением заказа при оприходовании ТМЦ документом «Приход от поставщика» на основании заказа поставщику, в котором был размещен внутренний заказ. Это справедливо в случае совпадения склада-заказчика со складом поступления. В противном случае поступившие ТМЦ будут зарезервированы под внутренний заказ, а собственно выполнение внутреннего заказа произойдет при перемещении ТМЦ на нужный склад.
• Аннулированием заказа путем ввода документа «Снятие внутреннего заказа».

Документ «Снятие внутреннего заказа»

Документ «Снятие внутреннего заказа» предназначен для снятия оформленных ранее внутренних заказов, как полностью, так и частично НЕ выполненных, включая размещение и резервирование по ним.

Документ при проведении аннулирует имеющиеся на дату документа остатки «Внутренних заказов», «Резервов» и «Размещений заказов» по всем заказам, перечисленным в табличной части документа.

Отчеты по внутренним заказам

Проанализировать состояние внутренних заказов (заказы, потребность по которым не удовлетворена) на определенный момент времени с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета можно с помощью отчета «Внутренние заказы».

С помощью отчета «Ведомость по внутренним заказам» можно проанализировать состояние внутренних заказов и динамику их изменения за указанный период времени, с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета.

Учет заказов поставщикам

В конфигурации реализован учет заказанных поставщикам ТМЦ в разрезе собственно заказов, номенклатуры и характеристик (при их использовании).

Заказ у поставщиков ТМЦ оформляется документом «Заказ поставщику»:

При оформлении документа «Приход от поставщика» на основании заказа поставщику, анализируются заказанные, но не полученные позиции, для автозаполнения табличной части документа. При проведении документа «Приход от поставщика», введенного на основании заказа поставщику, происходит уменьшение количества заказанных ТМЦ.

Помимо документов «Заказ поставщику», «Приход от поставщика» (исполнение заказа) и «Возврат поставщику» (сторнирование – отмена исполнения заказа), к учету заказов поставщикам относятся документы:

• «Снятие заказа поставщику».
• «Ввод заказа поставщику».

Документ «Снятие заказа поставщику»

Документ «Снятие заказа поставщику» предназначен для снятия принятых ранее заказов поставщикам, как полностью, так и частично не выполненных, включая размещения, сделанные в снимаемых заказах:

Документ при проведении аннулирует имеющиеся на дату документа остатки по разделам учета «Заказы поставщикам» и «Размещение заказов» по всем заказам, перечисленным в табличной части документа.

Документ «Ввод заказа поставщику»

Документ предназначен для ввода и корректировки данных по заказам поставщикам (только в части остатков раздела учета «Заказы поставщикам», данные по размещениям не изменяются):

Отчеты по заказам поставщикам

Проанализировать объем заказанной у поставщиков номенклатуры на определенный момент времени с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета можно с помощью отчета «Заказы поставщикам»:

С помощью отчета «Ведомость по заказам поставщикам» можно проанализировать остатки и обороты заказанной у поставщиков номенклатуры за указанный период времени, с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета:

Резервирование

В конфигурации реализован полнофункциональный модуль резервирования ТМЦ. Использование механизма резервирования может быть настроено (включено или отключено) на уровне всей конфигурации (в настройках параметров учета).

Резервирование ТМЦ осуществляется документом «Заказ покупателя» при установленном флаге «Резервировать товар». При этом зарезервировать тот или иной товар можно только в пределах свободного остатка (не зарезервированного под другие заказы).

При проведении документов, осуществляющих списание (уменьшение) остатков ТМЦ, также производится контроль наличия свободного остатка.

При проведении документа «Отгрузка покупателя», введенного на основании «Заказа покупателя», в первую очередь списывается то количество товара, которое было ранее зарезервировано этим заказом, далее (если отгружаемое количество превышает зарезервированное) списывается свободный остаток.

Документ «Снятие заказа покупателя» (описание см. в разделе «Учет заказов покупателей») при проведении, среди прочего, выполняет аннулирование имеющихся резервов по «снимаемым» заказам.

Отчеты по резервам

Проанализировать объем зарезервированных ТМЦ на определенный момент времени с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета можно с помощью отчета «Резервы»:

С помощью отчета «Ведомость по резервам» можно проанализировать обороты зарезервированных ТМЦ за указанный период времени, с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета:

Размещение заказов

В конфигурации предусмотрен механизм размещения заказов. Размещение предполагает, что потребность в номенклатуре, сформированная одним заказом (например, от покупателя) обеспечивается другим заказом (например, заказом поставщику). Когда заказ, в котором было сделано размещение, выполняется (например, заказанный у поставщика товар поступает на склад) - номенклатура автоматически резервируется под заказ.

Применительно к механизму размещения, заказы можно разделить на две группы:

• Заказы, формирующие потребность:
  • «Заказ покупателя».
  • «Внутренний заказ».
  • «Заказ на производство» (в части потребностей в сырье).
• Заказы, обеспечивающие потребность – ожидаемое поступление:
  • «Заказ поставщику» – ожидаемое поступление от поставщика.
  • «Заказ на производство» (в части выпускаемой продукции) – ожидаемый выпуск.

Размещение заказов может быть выполнено одним из двух способов:

• в заказах, формирующих потребность – путем установки флага «Размещение» и указания в табличной части размещаемого количества – в колонке «Кол (размещение)» и заказов, в которых выполняется размещение – в колонке «Размещение в заказе».
• в заказах, обеспечивающих потребность – путем указания в табличной части размещаемого количества – в колонке «Кол (под заказ)» и заказа, потребность которого обеспечивается – колонка «Под заказ».

Независимо от способа, размещение может быть выполнено только в пределах свободных для размещения остатков заказов (в пределах заказанного количества за вычетом уже имеющихся под другие заказы размещений).

При проведении документа поступления, введенного на основании заказа, в котором выполнены размещения, поступающая номенклатура автоматически резервируется под размещенные в заказе-основании заказы. Это касается как документов «Приход от поставщика», введенных на основании «Заказа поставщику», так и документов «Выпуск продукции», введенных на основании «Заказа на производство». При этом происходит снятие размещения.

Документ «Снятие заказа покупателя» при проведении, среди прочего, выполняет аннулирование размещений, имеющихся для «снимаемых» «Заказов покупателей».  Аналогично документ «Снятие заказа поставщику» при проведении выполняет аннулирование размещений, выполненных в «снимаемых» «Заказах поставщикам».

Отчеты по размещениям

Проанализировать состояние размещений на определенный момент времени с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета можно с помощью отчета «Размещение заказов»:

С помощью отчета «Ведомость по размещению заказов» можно проанализировать состояние размещений и динамику изменения за указанный период времени, с отбором, группировкой или сортировкой по разрезам учета: