Преимущества системы электронного документооборота со встроенным модулем электронной цифровой подписи (ЭЦП).

С приходом электронного документооборота подписание документов с использованием графических символов потеряло свою актуальность, так как они легко поддаются копированию и подделке.Организации документооборота на предприятии с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая является электронным аналогом обычной подписи, по сути, решает большинство распространенных проблем.

Система электронного документооборота (СЭД) с модулем ЭЦП значительно повышает эффективность, безопасность и скорость документооборота на предприятии:

• Модернизация документооборота в организации в первую очередь нацелена на то, чтобы повысить скорость соединения с удостоверяющим сервером для быстрой обработки документов в пакетном режиме и поддержки активного сеанса связи с криптопровайдером.
• Распространенной является следующая проблема – истечение срока действия сертификата ЭЦП. Любой сертификат по истечению срока действия теряет свои свойства, что, в соответствии с федеральным законом “Об электронно-цифровой подписи”, означает недействительность ЭЦП. Система электронного документооборота со встроенной ЭЦП решает данную проблему за счет встроенной службы штампов времени. Указанная служба дает возможность фиксировать момент создания ЭЦП и проверять ЭЦП на наличие действующего сертификата.
• Система электронного документооборота позволяет разрешить многие конфликты внутри организации за счет предоставления архивных копий электронных документов с ЭЦП и строгой отчетности авторов документов.
• Совместное использование СЭД и ЭЦП открывает широкие возможности по использованию электронной цифровой подписи в любых внутренних документах: приказах, заявках, должностных инструкциях. Этот принцип обеспечивает строгий контроль исполнения и безотказность авторов документов.
• Как правило, использование ЭЦП на предприятии свидетельствует о повышении значимости электронного документооборота. Поэтому, максимальной эффективности в этой области можно достигнуть только за счет внедрения на предприятии системы электронного документооборота со встроенным модулем ЭЦП.
• При использовании ЭЦП на предприятии необходимо установить регламент ее применения, произвести доработку нормативно-правовой базы и настроить контроль за соблюдением нормативных актов, что существенно повышает эффективность работы системы в целом.